Funktionen für Administratoren
Dienstplanung & Verfügbarkeit
Effiziente Planung und flexibles Schichtmanagement
frei konfigurierbare Ansichten – übersichtlich gestaltet
Dienstplanung - übersichtlich auch über mehrere Standorte
Ein neuer Dienstplan beginnt mit der Auswahl des Standorts und des Planungszeitraums. Anschließend wird ein Bewerbungszeitraum definiert, in dem sich Mitarbeitende eigenständig auf offene Schichten bewerben können – ohne direkte Benachrichtigungen für die Verwaltung.
Die Schichtstruktur basiert auf vordefinierten Arbeitszeitvorlagen. Diese lassen sich für bestimmte Arbeitsbereiche – etwa Notarzt oder Notfallsanitäter – und an gewünschten Wochentagen gezielt einsetzen. Terminlich definiert startet nun die Planungsphase.
- Flexible Vergabe: Dienste lassen sich flexibel vergeben: Über eine Bewerberübersicht oder direkt in der Schichtansicht können Bewerbungen angenommen, Blöcke zugewiesen oder einzelne Dienste verteilt werden. Auch Mitarbeitende ohne Bewerbung können direkt eingeplant werden.
- Automatische Kommunikation: Nach Ablauf der Bewerbungsfrist und einer erfolgten Zuteilung, wird der Dienstplan aktiviert. In diesem Moment erhalten Mitarbeitende ihre zugeteilten Dienste per E-Mail, Push-Notification und per iCall in den persönlichen Kalender.
- Standortübergreifend: Für die Übersicht stehen dynamische Ansichten aller Dienste und Bewerber über alle Standorte hinweg zur Verfügung – mobil oder über die Web-App im Browser.
Ab der Aktivierung wird jede neue Bewerbung oder Planänderung in Echtzeit kommuniziert – sowohl an das Team als auch an die Standortleitung.
strukturierte Lösung für kurzfristige Ausfälle
Diensttausch und Tauschpartnersuche
Kurzfristige Ausfälle, Tauschwünsche oder externe Einsätze – der Blaulichtplaner bietet für all das eine strukturierte Lösung. Mitarbeitende können Dienste eigenständig digital zur Abgabe markieren oder Tauschanfragen stellen.
Hierbei können unterschiedliche Nachrichten an Team und Standortleitung erfasst werden. Offene Dienste werden automatisch an passende Kolleg:innen kommuniziert – für eine schnelle Nachbesetzung ohne Verwaltungsaufwand.
- Eigenständige Abgabe: Mitarbeitende können selbständig digital Dienste tauschen, während Sie immer den Überblick behalten. Schnelle Besetzung durch aktive Push-Nachrichten an geeignete Mitarbeitende.
Die Übersicht bleibt dabei stets in den Händen der Einsatz- oder Standortleitung. Bei Bedarf können diese auch Push-Nachrichten zum vakanten Dienst an das gesamte Team versenden.
digitale Übersicht und einfache Abwicklung
Überstunden, Abweichungen & Notizen
Der Blaulichtplaner sorgt für volle Transparenz bei Überstunden, Zeitabweichungen und besonderen Einsätzen. Abweichungen vom regulären Dienstverlauf – etwa verlängerte Einsatzzeiten oder spontane Mehrarbeit – können direkt digital erfasst und von Mitarbeitenden begründet werden.
Bei einsatzbedingten Abweichungen kann das System die Eingabe einer Meldernummer verlangen, um den Einsatz eindeutig nachvollziehbar und korrekt abrechnen zu können. Alternativ ist auch eine automatisierte Abrechnung auf Basis der Meldernummer möglich – beispielsweise erst ab dem vierten Einsatz innerhalb einer Schicht.
- Digitale Erfassung: Abweichungen können per Vorauswahl oder individueller Notiz erfasst werden. Sonderarbeitsbereiche mit abweichender Vergütungsgrundlage lassen sich ebenfalls nachträglich erfassen.
- Strukturierte Darstellung: Alle Einträge werden strukturiert dargestellt, stehen für die Auswertung bereit und können von den verantwortlichen Personen mit wenigen Klicks bestätigt oder angepasst werden.
- Revisionssicher: Jede geleistete Stunde wird nachvollziehbar dokumentiert – ohne Mehraufwand und ohne Informationsverlust. Das Ergebnis: eine faire, revisionssichere und digital unterstützte Abwicklung.
Damit bleibt jede Leistung transparent nachverfolgbar – ohne Zusatzaufwand und ohne Informationsverluste.
komplette Planung & Kommunikation für Kundeneinsätze
Externe Diensteplaner – Die Börsenfunktion
Für externe Einsätze bei Partnern oder Kunden steht die integrierte Börsenfunktion zur Verfügung: Kunden stellen Anfragen direkt im System ein, Mitarbeitende können sich auf freie Schichten bewerben – klar gesteuert durch ein differenziertes Rechtemanagement.
Die komplette Planung und Kommunikation erfolgt zentral über den Blaulichtplaner. Ihr Kunde stellt Anfragen direkt ein – natürlich mit ausgeklügeltem Rechtesystem. Der Blaulichtplaner übernimmt die ganze Kommunikation und ggf. die Zuweisung.
- Zentralisierte Kommunikation: Ob intern oder extern: Dienstwechsel, Zuteilungen und Rückmeldungen erfolgen transparent, automatisiert und in Echtzeit – damit alle Beteiligten immer informiert sind.
Sprechen Sie uns an für die Einrichtung dieser erweiterten Börsenfunktion für Ihre Kundenbeziehungen.
bundesweite und individuelle Feiertagsregelungen
Feiertage
Neben der automatischen Berücksichtigung gesetzlicher Feiertage je Bundesland können im Blaulichtplaner auch individuelle Feiertage definiert werden – die Planungslogik, Dienstzeiten und Zuschläge passen sich automatisch an.
Jeder Feiertag kann dabei automatisch unterschiedlich vergütet werden. Gilt die Feiertagsregelung bereits ab Schichtbeginn oder erst ab 00:00 Uhr? Wann endet die abweichende Vergütung? Im Blaulichtplaner legen Sie klare Regeln für sämtliche denkbaren Konstellationen fest.
- Automatische Einbindung: Gesetzliche Feiertage werden pro Bundesland automatisch berücksichtigt. Zusätzlich lassen sich eigene Feiertage definieren – inklusive Auswirkungen auf Planung, Zuschläge und Dienstzeiten.
Feiertagsplanung ohne Stress – bundesweit und mit flexiblen Boni oder Zuschlägen.
live und digital teilbare Dienstpläne
Öffentliche und interne Kalender
Im Blaulichtplaner können teilbare Kalender für z.B. Rettungswachen oder Leitstellen erstellt werden. Diese öffentlichen Kalender sind stets aktuell und frei konfigurierbar. Sie bestimmen, ob Namen, Initialen oder lediglich „besetzt" bzw. „unbesetzt" angezeigt werden.
Optional kann auch nur am aktuellen Tag ein Name eingeblendet werden. Die Kontaktdaten der jeweils für den Dienstplan verantwortlichen Person werden selbstverständlich ebenfalls angezeigt. Rettungswachen oder externe Partner erhalten Zugriff auf stets aktuelle, digitale Dienstpläne die über einen Link abgerufen werden können.
- Flexible Ansichtsoptionen: Hier kann vorher eingestellt werden, ob der volle Name oder lediglich Initialen angezeigt werden. Optional kann ein Dienst auch nur als "besetzt" angezeigt werden ohne jegliche Namensangabe.
Gedruckt wird nicht mehr, Dienstpläne sind live und digital – so werden diese auch geteilt.
Download
Entwickelt für den Einsatzalltag
Maßgeschneidert für Rettungsdienste, Feuerwehren und Notarztdienste - jetzt den Blaulichtplaner herunterladen und drei Monate lang kostenlos testen!
Abrechnung & Vergütung
Automatisierte Lohn- und Honorarabrechnung
zuverlässige Grundlage für alle Abrechnungsmodelle
Mitarbeiterabrechnung
Für Honorarkräfte und festangestellte Mitarbeitende bietet der Blaulichtplaner eine zuverlässige Grundlage zur Abrechnung bzw. Erfassung geleisteter Dienststunden. Im persönlichen Profilbereich können alle abrechnungsrelevanten Daten hinterlegt werden.
Je nach Abrechnungsmodell unterscheidet das System z.B. zwischen klassischen Lohnabrechnungen, Minijob-Regelungen oder Gutschriften für Honorarkräfte. Mitarbeitende können in den Stammdaten entsprechend hinterlegt und verwaltet werden – standortübergreifend und mit einheitlicher Struktur.
- Automatisierte Abrechnung: Nach Abschluss der Dienste erfolgt die Auswertung, gefolgt von der Freigabe durch die zuständigen Planungsverantwortlichen. Erst danach wird die Abrechnung ausgelöst – revisionssicher, nachvollziehbar und bereit zur weiteren Verarbeitung.
- Flexible Konfiguration: Die Abrechnung kann individuell konfiguriert werden – ob täglich, wöchentlich oder monatlich. Der Blaulichtplaner passt sich den organisatorischen Anforderungen an und unterstützt sowohl Einzelabrechnungen als auch Sammelabrechnungen.
- Sonderarbeitsbereiche: Für komplexere Dienste mit unterschiedlichen Vergütungsanteilen stehen Sonderarbeitsbereiche zur Verfügung. Zeiträume werden separat erfasst und automatisch mit unterschiedlichen Stundensätzen abgerechnet.
So sorgt der Blaulichtplaner für eine flexible und regelkonforme Abrechnung – bis ins Detail und ohne manuelle Nachbearbeitung.
durchgängig digitale Struktur von Vertrag bis Abrechnung
Honorarvertrag
Für Honorarkräfte stellt der Blaulichtplaner eine durchgängig digitale Struktur bereit – von der Vertragsgrundlage bis zur finalen Abrechnung. Mit der integrierten „One-Click"-Honorarvereinbarung wird die bürokratische Einstiegshürde weiter reduziert.
Einmal hinterlegt, dient sie als digitale Grundlage bzw. Vereinbarung für den Dienst bis hin zur Abrechnung – ohne zusätzlichen Aufwand und jederzeit nachvollziehbar. Inhalte und das Honorar werden vom Auftraggeber administriert.
- Automatische Abrechnung: Nach Auswertung der geleisteten Dienste und Freigabe durch die zuständigen Planungsverantwortlichen wird die Abrechnung systemseitig automatisch erstellt - auch als E-Rechnung im ZUGFeRD Format.
- Flexible Rhythmen: Abrechnungen können flexibel nach täglichem, wöchentlichem oder monatlichem Rhythmus erstellt werden – je nach interner Struktur.
So verbindet der Blaulichtplaner rechtliche Sicherheit mit praxisnaher Vereinfachung – für weniger Aufwand bei gleichbleibend hoher Verlässlichkeit.
zentrale Verwaltung und klare Strukturierung
Kostenträgerabrechnung / E-Rechnung
Ob öffentliche Hand, Klinik, Kommune oder privater Träger – im Blaulichtplaner lassen sich alle Kostenträger zentral verwalten und klar strukturieren. Leistungen, Diensttypen und Abrechnungszuordnungen werden systematisch hinterlegt.
Die Abrechnung erfolgt transparent, prüfbar und vollständig digital – inklusive E-Rechnung nach aktuellem Standard. Einzelne Dienste oder ganze Pläne können nach Zeiträumen, Standorten oder Tätigkeitsfeldern gefiltert und an den zuständigen Kostenträger übermittelt werden.
- Automatische Zuordnung: Bei der Erstellung von Rechnungen erfolgt automatisch die passende Zuordnung. Bereits abgerechnete Leistungen werden automatisch erkannt und ausgeschlossen.
- Digitale Abrechnungskette: Übersichtliche PDF- oder strukturierte E-Rechnungen lassen sich direkt aus dem System heraus generieren und versenden – ohne Medienbruch oder manuelle Nacharbeit.
- Revisionssicher: Eine durchgängig digitale Abrechnungskette schafft Transparenz für alle Beteiligten – ohne Unsicherheiten bei der Zuordnung. Besondere Schnittstellen auf Anfrage möglich.
So wird klar geregelt, wer welche Kosten trägt – revisionssicher dokumentiert und mit minimalem Aufwand verarbeitet.
digitale Erfassung von Betriebsausgaben
Sachkostenabrechnung
Ob Spülmittel, Verbrauchsmaterial oder einsatzbezogene Sonderleistungen – mit dem Blaulichtplaner lassen sich Sachkosten direkt in der App erfassen und abrechnen. Über die integrierte Beleg-Upload-Funktion werden Ausgaben digital dokumentiert und der passenden Kostengruppe zugeordnet.
So bleibt der Überblick über den Beleg- und Geldfluss jederzeit gewährleistet. Digitale Erfassung und Abrechnung von Sachkosten direkt über die App mit Beleg-Upload-Funktion.
- Beleg-Upload: Spülmittel leer oder LNA-Einsatz zu vergüten? Der Blaulichtplaner regelt den Beleg- und Geldfluss digital und nachvollziehbar.
So sorgt der Blaulichtplaner für eine flexible und regelkonforme Abrechnung – bis ins Detail und ohne manuelle Nachbearbeitung.
variable Abrechnungsmuster für komplexe Dienste
Sonderarbeitsbereiche
Für komplexere Dienste mit unterschiedlichen Vergütungsanteilen stehen Sonderarbeitsbereiche zur Verfügung. Damit können Zeiträume innerhalb eines Dienstes – etwa Rufbereitschaft zu Hause, aktive Einsatzzeit oder Sonderaufgaben – separat erfasst und automatisch mit unterschiedlichen Stundensätzen abgerechnet werden.
Die Zuweisung erfolgt strukturiert im System und ist klar nachvollziehbar. Die Sonderarbeitsbereiche ermöglichen es Ihnen, dass der Mitarbeiter während eines Dienstes unterschiedlich vergütet wird. Ist der Notarzt beispielsweise zu Beginn des Dienstes zuhause in Bereitschaft, so kann diese Zeit jetzt separat erfasst werden und mit einem anderen Stundensatz vergütet werden.
- Strukturierte Zuweisung: Dienststunde ist nicht gleich Dienststunde? Variable Abrechnungsmuster regeln das einfach und automatisch.
So sorgt der Blaulichtplaner für eine flexible und regelkonforme Abrechnung – bis ins Detail und ohne manuelle Nachbearbeitung.
Für Einsatzkräfte
Einfache Bedienung für alle
Entdecken Sie die Features, die das Arbeitsleben Ihres Personals einfacher machen – von der Dienstplanung bis zur Abrechnung.
Kommunikation & Information
Zielgerichtete interne Kommunikation
gezielt informieren nach Standort, Plan oder Schicht
Kommunikation
Gezielt informieren – auf Standort-, Plan- oder Schichtebene. Immer bei den richtigen Mitarbeitenden. Erstellen und verwalten von Gruppen nach Funktion, Standort oder Rolle – für gezielte Kommunikation, Dienstplanung oder Pinboard-Zugriffe.
Die Kommunikation erfolgt differenziert und zielgerichtet. Über Gruppenfunktionen kann die interne Kommunikation zusätzlich präzisiert werden – etwa nach Funktion, Rolle oder Standort.
- Gruppenbasiert: Erstellen und verwalten von Gruppen nach Funktion, Standort oder Rolle – für gezielte Kommunikation, Dienstplanung oder Pinboard-Zugriffe.
Das sorgt für Klarheit in der Planung und in der Informationsverteilung, ohne Informationsflut oder Streuverlust.
zielgerichtet und automatisiert
Automatisierte Benachrichtigungen
Ob Dienstplanänderung, kurzfristiger Tausch, neue SOP oder akutes Dienstgesuch – mit dem Blaulichtplaner bleiben alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand. Benachrichtigungen werden automatisch per Push-Mitteilung oder E-Mail versendet.
Die Kommunikation erfolgt differenziert auf Standort-, Plan- oder Schichtebene. Zuteilungen, Austragungen, Arbeitszeitänderungen oder Bewerbungsinformationen werden unmittelbar an die betroffenen Mitarbeitenden übermittelt – nachvollziehbar und in Echtzeit.
- Zielgerichtet: Benachrichtigungen werden zielgerichtet per Push-Notification und E-Mail an die Empfänger verschickt. Nie mehr etwas verpassen – alle wichtigen Mitteilungen sofort auf einen Blick.
- Gruppenfunktionen: Über Gruppenfunktionen kann die interne Kommunikation zusätzlich präzisiert werden – etwa nach Funktion, Rolle oder Standort. Das sorgt für Klarheit in der Planung und in der Informationsverteilung.
- Datenschutzkonform: Zugriffsrechte für das Erstellen und Bearbeiten lassen sich individuell steuern. Bei Änderungen werden die zuständigen Mitarbeitenden automatisch informiert.
So vereint der Blaulichtplaner zuverlässige Benachrichtigungen, gezielte Kommunikation und zentrale Informationsverteilung – alles auf einer Plattform, datenschutzkonform und für den Einsatzalltag optimiert.
digitales schwarzes Brett mit Benachrichtigungen
Pinboard für SOPs und mehr
Das digitale Pinboard fungiert als zentrales schwarzes Brett: Dienstanweisungen, SOPs, Fahrzeugdaten oder interne Hinweise lassen sich dort strukturiert erfassen und gezielt an Gruppen, Standorte oder Arbeitsbereiche ausspielen.
Bei Änderungen werden die zuständigen Mitarbeitenden automatisch informiert. Zugriffsrechte für das Erstellen und Bearbeiten lassen sich individuell steuern. Zentrale, digitale Plattform zur Bereitstellung wichtiger Informationen wie Dienstanweisungen, Fahrzeugdaten und mehr.
- Strukturierte Erfassung: Wichtiges zentral erfasst und digital verlinkt – natürlich mit Benachrichtigung der Mitarbeitenden bei einem Update. Verschiedene Einträge können Standorten und Mitarbeitergruppen zugeordnet werden.
Eine Art schwarzes Brett, nur digital. Ebenso kann eingestellt werden, ob und wer die Einträge bearbeiten darf.
Personalverwaltung & Nachweise
Strukturierte Mitarbeiterverwaltung
klare digitale Rechtevergabe mit Nachvollziehbarkeit
Rollen, Berechtigungen und Historie
Wer darf was? Klare digitale Vergabe von Rollen und Berechtigungen. Natürlich mit Änderungshistorie – wer, wann, was geändert hat – für den Administrator. Digitale Verwaltung von Rollen, Berechtigungen und Zugriffsrechten.
Zudem nachvollziehbare Änderungsverläufe für Dienstpläne, Abrechnungen, Mitarbeiterdaten u. v. m. – revisionssicher dokumentiert, ideal für QM und Nachfragen.
- Klare Rechtevergabe: Wer darf was? Klare digitale Vergabe von Rollen und Berechtigungen - natürlich mit Änderungshistorie.
- Vollständige Historie: Nachvollziehbare Änderungsverläufe für Dienstpläne, Abrechnungen, Mitarbeiterdaten u. v. m. – revisionssicher dokumentiert, ideal für QM und Nachfragen.
Wer, wann, was geändert hat – für den Administrator transparent und nachvollziehbar.
strukturiert und datenschutzkonform
Mitarbeiterverwaltung, Mitarbeitergruppen und Änderungshistorie
Im Blaulichtplaner behalten Sie den Überblick – auch bei großen Teams, wechselnden Mitarbeitenden oder externen Kräften. Mitarbeitende lassen sich zentral verwalten, nach Standorten, Rollen oder Funktionen gruppieren und gezielt in Prozesse einbinden.
Änderungsanfragen, Zugriffsrechte oder Rollenwechsel können nachvollziehbar gesteuert und dokumentiert werden – strukturiert und datenschutzkonform. Struktur schaffen, wo es darauf ankommt. Auch freie Mitarbeitende zentral verwalten.
- Zentrale Verwaltung: Mitarbeitende lassen sich zentral verwalten, nach Standorten, Rollen oder Funktionen gruppieren und gezielt in Prozesse einbinden.
- Änderungshistorie: Änderungen in der Dienstplanung durch Standortleiter*innen sind jederzeit über eine Historie nachvollziehbar – revisionssicher dokumentiert.
- Datenschutzkonform: Änderungsanfragen, Zugriffsrechte oder Rollenwechsel können nachvollziehbar gesteuert und dokumentiert werden – strukturiert und datenschutzkonform.
So behalten Sie den Überblick bei der Verwaltung großer Teams und externer Kräfte – strukturiert, sicher und nachvollziehbar.
automatisierte Anforderung und digitale Dokumentation
Qualifikations- und Fortbildungsnachweise
Regelmäßige Fortbildungen werden automatisch angefordert und können per digitalem Dokumentenupload bestätigt werden. Natürlich frei konfigurierbar und mit automatischem Bewerbungsausschluss bei Missachtung.
Digitales Management und Überprüfung aller notwendigen Fortbildungsnachweise und Qualifikationen, Eingabe der EFN-Nummer und Sollstunden Festlegung. Für Fortbildungen, Pflichtnachweise und Qualifikationen steht ein eigenes Modul zur Verfügung.
- Automatisierte Anforderung: Regelmäßige Nachweise – etwa Notarztkurse, Schulungen oder Sonderberechtigungen – lassen sich automatisiert anfordern. Nachweise können direkt per Dokumentenupload eingereicht werden.
- Bewerbungssperre: Bei fehlenden oder veralteten Nachweisen greift automatisch eine Bewerbungssperre, sofern konfiguriert – für maximale Sicherheit im Einsatz und minimale Fehlerquellen in der Planung.
Fortbildungsnachweise automatisch anfordern und digital dokumentieren - inkl. Bewerbungssperre.
automatisierte Statusabfrage nach § 23c SGB IV
Abfrage beruflicher Status nach § 23c SGB IV für Notärzte*innen
Beim Einsatz von Honorarkräften ist die regelmäßige Abfrage des beruflichen Status gemäß § 23c SGB IV gelebte Praxis. Der gesamte Abfrageprozess wird durch den Blaulichtplaner automatisiert und dokumentiert durchgeführt.
Die Abfragefrequenz kann dabei individuell für jeden Mitarbeitenden festgelegt werden. Wird eine Abfrage nicht fristgerecht durchgeführt, greift nach einem definierbaren Zeitraum automatisch eine Bewerbungssperre.
- Automatisierte Durchführung: Statusabfrage nach § 23c SGB IV mühelos digital durchgeführt und regelmäßig dokumentiert! Der gesamte Abfrageprozess wird automatisiert und dokumentiert durchgeführt.
- Automatische Sperre: Wird eine Abfrage nicht fristgerecht durchgeführt, greift nach einem definierbaren Zeitraum automatisch eine Bewerbungssperre.
Die Abfragefrequenz kann dabei individuell für jeden Mitarbeiter festgelegt werden.